W dobie ochrony danych osobowych i przepisów związanych z RODO, nikt już nie ryzykuje przechowywania dokumentów w sposób niezgodny z prawem. Kary są ogromne i wydają się niewspółmierne do winy. Stąd ogromna potrzeba usługi takiej jak bezpieczne niszczenie dokumentów.
Co niszczymy?
Pytanie niczym z popularnego niegdyś programu. Co łowimy, co jemy, co niszczymy. Może to wydawać się śmieszne, ale każdy zakład pracy, każde przedsiębiorstwo musiało zadać sobie to pytanie, aby nie przechowywać dokumentów, których przechowywać nie powinni, zgodnie z aktualnym stanem prawnym. Chyba najwięcej zawirowań miało miejsce w kadrach, w działach personalnych.
Dziś już żaden kadrowiec nie ma wątpliwości – nie można przechowywać w aktach pracowniczych na przykład aktów zgonu rodzica jako „podkładki” pod wzięty przez pracownika urlop okolicznościowy. Akt zgonu można przedstawić do wglądu, ale nie wolno go kopiować i archiwizować.
Dane wrażliwe
Jeżeli w miejscu pracy jakieś dokumenty niedozwolone pozostały, trzeba je bezpiecznie zniszczyć. Często nie wystarczy po prostu włożyć dokumentów do niszczarki. Trzeba zniszczyć je w sposób profesjonalny. Jak to zrobić? Są firmy, które podejmują się takich zadań i wystawiają specjalne certyfikaty. Bezpieczeństwo danych to ogromnie ważna kwestia. Dane wrażliwe nie mogą wypłynąć.
Dziś ludzie są bardzo świadomi swoich prac i potrafią bronić się jeżeli zauważą nieprawidłowości w zakresie zarządzania ich danymi osobowymi. Stąd też ludzie wiedzą, że dane wrażliwe powinny być zniszczone w taki sposób, aby już nigdy nikt nie potrafił ich odtworzyć. Z profesjonalnego niszczenia dokumentów mogą skorzystać zarówno osoby prywatne, jak i firmy różnej wielkości, o różnych potrzebach. Czasem będzie to jedna płyta dvd, czasem – tony dokumentów z archiwum.
Pełen profesjonalizm
Specjalnie zamknięte pojemniki, strzeżony obiekt, w którym zniszczenie się dokonuje, podgląd całego procesu, gps w samochodzie, którym dokumenty podróżują – wszystkie te środki ostrożności mają przekonać klienta, że ma do czynienia z poważną firmą, a sama usługa zostanie wykonana profesjonalnie i na najwyższym poziomie.
Wydaje się, że w czasach RODO i ochrony danych, biznes bezpieczne niszczenie dokumentów doskonale się sprawdzi i znajdzie wielu chętnych na takie usługi. Świadomość społeczeństwa rośnie, a to jest gwarant sukcesu. Oprócz niszczenia dokumentów trzeba zachować ostrożność w codziennej pracy z wrażliwymi danymi.