Informacje zalicza się do najcenniejszych wartości – kto potrafi je gromadzić i przetwarzać a następnie wykorzystać, ten dysponuje potężnym narzędziem dającym władzę i pieniądze. Informacje nieużywane, błędne, przedawnione muszą być utylizowane – bezpieczne niszczenie dokumentów jest przedmiotem zainteresowania każdego podmiotu – wytwórcy danych.
Bezpieczeństwo danych ponad wszystko
Każdy podmiot gospodarczy oraz urząd „produkuje” nieustannie niezliczoną ilość dokumentów zapisywanych w formach tradycyjnych lub na nowoczesnych nośnikach elektronicznych. Ich przydatność w rozumieniu czasowym bywa bardzo różna: niektóre dokumenty są ważne tylko przez kilka godzin, inne podlegają wieloletniej archiwizacji i ochronie. Te informacje czasowe należy systematycznie usuwać z biur i niszczyć. Jest to ważne z punktu widzenia porządku i organizacji pracy – logistyka działań w urzędzie z uporządkowaną dokumentacja na pewno jest sprawniejsza niż tam, gdzie zwały segregatorów wypełnionych przestarzałymi papierami zawalają szafy, biurka, regały.
Samodzielne niszczenie pojedynczych dokumentów jest wystarczające tylko w małych firmach. Większe podmioty, urzędy administracji publicznej, wojsko, policja, służba zdrowia muszą korzystać z usług firm zewnętrznych. Biorąc pod uwagę treść dokumentów konieczne jest wybieranie takich ofert, które zapewniają bezpieczne niszczenie dokumentów.
Jak przebiega bezpieczne niszczenie dokumentów?
Dysponent dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia i utylizacji powinien wybrać firmę, która gwarantuje wykonanie usługi zgodne z przepisami RODO oraz normami europejskimi DIN 66399, które mówią o niszczeniu dokumentów i nośników informacji. Usługobiorca powinien być ubezpieczony na wypadek wycieku danych.W zależności od rodzaju dokumentów niszczenie może mieć miejsce w siedzibie zleceniodawcy lub w niszczarni – obiekcie będącym w dyspozycji wykonawcy usługi. Dokumenty przewożone są w workach, pojemnikach zwykłych lub zamykanych. Zlecający niszczenie ma możliwość śledzenia pojazdu przewożącego materiały (nadajnik GPS) oraz podglądu online pracy niszczarni. Wykonanie usługi potwierdzane jest certyfikatem zniszczenia.Dla wiekszego bezpieczeństwa warto sprawdzić, czy odebrane dokumenty na pewno jadą bezpośrednio do niszczarni – niektórzy zleceniobiorcy odbierają dokumenty od kilku kontrahentów w czasie jednego kursu, co naraża cenny ładunek na kradzież czy zgubienie.
Ile kosztuje bezpieczne niszczenie dokumentów?
Koszty usługi zależna są głównie od ilości materiałów oraz ich treści. Przy ładunkach niewielkich wychodzi drożej – duże zamówienia dają możliwość negocjacji cen. Niektóre firmy utylizujące dokumenty doliczają koszty pojemników, segregowania dokumentów, znoszenia z pięter do samochodu. Jeśli chcemy zaoszczędzić przekażmy dokumenty bez segregatorów, koszulek czy spinaczy. Szacowanie kosztów usługi jest najczęściej dokonywane w ciągu 24 godzin od momentu kontaktu ze zleceniobiorcą. Wiele firm posiada w swoich serwisach internetowych formularze kontaktowe ułatwiające samodzielne wyliczenie kosztów niszczenia.Warto także zwrócić uwagę na dodatkowe usługi świadczone przez firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów. Cześć z nich oferuje wynajem powierzchni na archiwizację dokumentów – odpłatne przechowywanie wielkiej ilości papierów jest czasami bardziej korzystne, niż budowanie specjalnych pomieszczeń dla tych celów.