Wiele dokumentów zawierających dane wrażliwe wymaga profesjonalnego, bezpiecznego zniszczenia w niszczarkach. W jaki sposób przebiega proces ich utylizacji?
Dlaczego konieczne jest niszczenie dokumentów?
Gdy niepotrzebne są dokumenty, w których znajdują się dane osobowe albo też inne dane, które są zaliczane do wrażliwych, należy przeprowadzić proces ich zniszczenia. W tym celu stosowane są specjalne niszczarki – urządzenia, które mogą rozdrobnić papier na drobne paski, dlatego tak zutylizowane pisma nie mogą być już odtworzone.
Takie postępowanie wymusza na przedsiębiorcach prawo polskie i unijne, między innymi przepisy RODO odnoszące się do ochrony danych osobowych.
Obecnie wielu przedsiębiorców powierza bezpieczne niszczenie dokumentów zewnętrznym firmom, które dysponują zaawansowanym zapleczem przeznaczonym do brakowania, czyli utylizacji dokumentacji.
Utylizacja dokumentów – krok po kroku
Firmy świadczące usługi bezpiecznego niszczenia dokumentów mogą zaoferować swoim klientom dostęp do kilku wariantów obsługi.
Może być to jednorazowe niszczenie, także niszczenie mobilne – w samochodach z instalacją niszczącą. Druga opcja to zamówienie zabezpieczonego pojemnika, który cyklicznie odbierany jest przez firmę prowadzącą bezpieczne niszczenie dokumentów różnych typów.
Obsługa polega na odbiorze dokumentów od klienta. W przypadku jednorazowego odbioru są one ważone i pakowane do pojemników. Gdy dokumenty zostały już umieszczone w pojemnikach, wtedy następuje ich zaplombowanie. Następnie pisma dowożone są do miejsca zniszczenia, gdzie w zamkniętym, monitorowanym pomieszczeniu są utylizowane w profesjonalnych maszynach. Powstały materiał może być poddany recyklingowi. Klient otrzymuje protokół zniszczenia dokumentów.
Procedury bezpieczeństwa podczas niszczenia dokumentów
Żeby pisma podczas całego procesu utylizacji nie dostały się w niepowołane ręce, bezpiecznemu niszczeniu dokumentów towarzyszy szereg procedur.
Główną normą odnoszącą się do procesu utylizacji pism z danymi wrażliwymi jest DIN 66399. Określa ona między innymi powierzchnię ścinków po ich pocięciu, aby zapobiec odczytaniu znajdujących się na nich danych.
Zabezpiecza się też pojemniki na dokumenty, transport odbywa się odpowiednio przygotowanym do tego pojazdem, a następnie pisma od razu kierowane są do osobnego, zamkniętego pomieszczenia monitorowanego przez kamery – klient może na życzenie otrzymać film dokumentujący proces utylizacji.