Dokumentowanie przebiegu działalności gospodarczej bądź zadań wykonywanych przez urzędy, szpitale, placówki oświatowe itp. to nieodłączny element wszystkich procesów przebiegających w danej organizacji. Nośnikami danych są przede wszystkim tradycyjne dokumenty sporządzane na papierze, ale coraz więcej informacji zapisuje się także w wersji możliwej do odczytania za pomocą komputerów. Niezależnie od formy zapisu przedawnione, zbędne informacje należy zniszczyć.
Niszczenie dokumentów w praktyce
Z pozoru wydaje się to proste: niepotrzebny albo zawierający błędy dokument wkładamy do przybiurkowej niszczarki i mamy problem z głowy. Tak niszczenie dokumentów może wyglądać w małej firmie. W urzędach, szpitalach, przedsiębiorstwach poza dokumentami wytwarzanymi na miejscu mamy do czynienia z dokumentami zewnętrznymi, np. wnioskami czy podaniami petentów. Każda jednostka archiwizuje dokumenty. Czynności archiwizacyjne na pewno przeprowadza się w każdym roku oraz okresowo w odstępach czasowych zależnych od kategorii akt, czyli co trzy, pięć, dziesięć czy więcej lat. Każde przedawnione dokumenty muszą być zniszczone. I właśnie do tego zadania potrzebne są profesjonalne usługi niszczenia dokumentów.
W jaki sposób dokonuje się niszczenia dokumentów w niszczarniach?
Wykonawcy usług dysponują odpowiednio wyposażonymi pomieszczeniami, tzw. niszczarniami. Poza niszczarkami dokumentów pomieszczenia powinny posiadać system kamer, który zleceniodawcom umożliwia obserwowanie w czasie rzeczywistym procesu niszczenia powierzonych dokumentów. Monitoring konieczny jest także na etapie transportowania dokumentacji z punktu odbioru do niszczarni. Ten cel osiąga się przede wszystkim dzięki systemowi GPS, który pozwala śledzić trasę pojazdu z cenna zawartością oraz miejsca i czas postojów.
Taki sposób postępowania wymuszają przepisy RODO zgodne z europejską normą DIN 66399.
Jak zamówić usługę niszczenia dokumentów?
Przed nawiązaniem współpracy z firmą wykonującą usługi niszczenia dokumentów należy przeprowadzić research i poprosić o kalkulację kosztów. Warto wziąć pod uwagę:
• możliwość niszczenia w siedzibie firmy,
• odległość od siedziby firmy do niszczarni,
• rodzaj i jakość pojazdów,
• rodzaj i wielkość pojemników/opakowań stosowanych w transporcie (worki, pojemniki zwykłe lub zamykane),
• możliwość pełnego monitoringu,
• sposób przygotowania dokumentacji do odbioru (np. czy można pozostawić zszywki, spinacze, koszulki, segregatory itp.),
• rodzaj dokumentacji przyjmowanej do niszczenia (papier, dyskietki, CD, pendrive).
Konieczne jest także sprawdzenie, czy zleceniobiorca posiada polisę OC na wypadek wycieku danych.
Przed podpisaniem umowy należy ją skonsultować z prawnikami, aby dobrze zabezpieczyć swoje prawa głównie w aspekcie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.