Według przepisów każda osoba, która zajmuje się prowadzeniem działalności gospodarczej, a zwłaszcza te, które zatrudniają pracowników, są zobligowane do przechowywania dokumentów. Jednak po czasie wygaśnięcia ich ważności należy je w odpowiedni sposób zniszczyć. Dowiedz się, jak to zrobić.
Dokumenty do zniszczenia
To, jakie dokumenty należy zniszczyć w firmach jest regulowane przez odpowiednie ustawy. Najczęściej wśród tych dokumentów znajdują się papiery, które potwierdzają, że pracodawca wywiązywał się ze swoich obowiązków – to wszelkie umowy, faktury i rachunki potwierdzające wypłacanie należności. Przechowywanie dokumentów tego rodzaju wiąże się z ogromem prac – trzeba zorganizować archiwum, także często cyfrowe.
Dokumentów tych na szczęście nie trzeba przechowywać do końca świata czy działania firmy. Po upływie określonego w ustawie czasu, można je zlikwidować. Niszczenie dokumentów jednak powinno przebiegać według określonych zasad i być przeprowadzone w taki sposób, by dane pracowników były dobrze chronione, zgodnie z zasadami RODO. Nie powinny być dostępne dla osób z zewnątrz, dotyczy to także na przykład innych pracowników firmy, którzy nie są do tego uprawnieni.
Niszczenie dokumentów – jak powinno przebiegać?
Niszczenie dokumentów powinno się przeprowadzić w taki sposób, by wszelkie dane były maksymalnie chronione. Pierwszym krokiem powinno być wzięcie pod uwagę to, czy dokumenty naprawdę można zniszczyć. Dlatego należy je dobrze prześwietlić. Następnie należy wziąć pod uwagę ich formę i ilość. Kilka stron można spróbować usunąć samodzielnie, ale kilkanaście segregatorów lub całe archiwum dokumentów w formie cyfrowej – to już może być naprawdę poważny problem.
Usuwanie dokumentów cyfrowych, na nośnikach zewnętrznych lub na serwerach, nie jest łatwe. Może się okazać bowiem, że zwykłe ich skasowanie nie pomaga – trzeba usunąć je w taki sposób, aby nie można było do nich dotrzeć po usunięciu.
Niszczenie dokumentów przez firmę zewnętrzną
Dlatego dobrym rozwiązaniem jest zaangażowanie zewnętrznej firmy, która zajmie się niszczeniem dokumentów. Jest wiele podmiotów, które robią to samodzielnie i chętnie. Warto jednak sprawdzić opinie na temat tych firm – w końcu wszystkie dokumenty zawierają dane wrażliwe lub poufne, które za wszelką cenę trzeba chronić.
Nadal jednak usuwanie przez profesjonalistów jest lepszym rozwiązaniem niż samodzielne niszczenie dokumentów. Przede wszystkim jest to mniej problematyczne i może okazać się, że także o wiele bezpieczniejsze.